Ako správne archivovať a skladovať papierové dokumenty?

Efektívne a bezpečné skladovanie dokumentov je absolútne kľúčové pre fungovanie každej menšej aj veľkej firmy. Či už ide o pracovné zmluvy, faktúry alebo iné dôležité či citlivé dokumenty, je nevyhnutné ich správne skladovať a archivovať. Napriek tomu, že dnes mnoho dokumentov používame v elektronickej podobe, stále existujú dokumenty, ktoré si firmy radšej uchovávajú v tlačenej forme. Dôvody môžu byť bezpečnostné alebo praktické. Ideálnym riešením je kombinácia fakturačného systému a fyzického skladovania dokumentov, vďaka čomu vám neunikne žiadna faktúra ani iný dokument.

Správne a bezpečné skladovanie

Najlepším spôsobom uskladnenia papierových dokumentov je použitie praktických zakladačov. Pre lepšiu prehľadnosť používajte jeden zakladač na jeden druh dokumentu, alebo jednotlivé zakladače viditeľne rozdeľte na kategórie. Môžete ich rozdeľovať podľa roku, abecedy alebo typu. Na tento účel odporúčame použiť napríklad post-it lístočky alebo špeciálne papierové či plastové rozlišovače. Takto pripravené zakladače jednoducho naskladáte do krabíc. Je vhodné si zaobstarať aj krabice určené priamo na zakladače. Uistite sa, že sú krabice pevné a čisté. Na záver ich jasne označte.

Kam s krabicami?

Krabice s papierovými dokumentmi vyžadujú vhodnú teplotu a vlhkosť, preto ich nemôžete skladovať kdekoľvek. Niekoľko krabíc môžete jednoducho uložiť na skriňu alebo do rohu kancelárie. Pre väčšie množstvo je vhodné zakúpiť regál a pre citlivé dokumenty je najlepšie použiť uzamykateľnú zásuvku. Ak máte naozaj veľa zakladačov a krabíc, môžete zvážiť páternosterový systém, ktorý je bezpečný, priestorovo efektívny a praktický. Je však potrebné počítať so značnou investíciou.

Kde skladovať dokumenty, na ktoré nemáte miesto?

Ak máte veľa dokumentov, ktoré nepotrebujete mať okamžite po ruke a vaša firma potrebuje miesto na dôležitejšie veci, môžete využiť externý sklad pre firmy. Táto služba vám poskytne skladovaciu kóju aj s regálmi vo veľkosti presne podľa vašich potrieb. Nemusíte si teda prenajímať väčšie množstvo kójí alebo platiť za priestor, ktorý nevyužijete. Skladovacie kóje sú bezpečné, praktické a majú optimálnu teplotu i vlhkosť. Môžete si ich dokonca prenajať aj krátkodobo – napríklad pri sťahovaní kancelárie. Navyše máte k svojim uskladneným dokumentom prístup 24/7.

Ako dlho archivovať dokumenty?

Je dôležité si držať prehľad o tom, aké dokumenty a ako dlho skladujete. Inak sa môže ľahko stať, že pri upratovaní nájdete niečo, čo patrí skôr do múzea než do zakladača. Niektoré dokumenty sú dôležité mnoho rokov, ale aj tak je lepšie pravidelne pretriediť celý archív a zbaviť sa všetkého, čo už nepotrebujete.

Čo s dokumentmi, ktoré už nepotrebujete?

Keď pretriedite všetky dokumenty, ktoré vám už len zaberajú miesto, najlepší spôsob, ako sa ich zbaviť, je recyklácia. Existujú však dokumenty, ktoré z bezpečnostných dôvodov nemožno len tak vyhodiť do triedeného odpadu. Je síce malá pravdepodobnosť, že by sa dostali do nepovolaných rúk, ale môžete si dovoliť to riskovať? Keď ide o citlivé údaje, najvhodnejšie je skartovanie a následná recyklácia, alebo môžete hromadu posekaného papiera využiť kreatívne. Napríklad ako konfety na firemný večierok alebo spoločný umelecký projekt na teambuildingu.

Ďalšie tipy pre správne archivovanie dokumentov

• Pravidelná kontrola a údržba - dokumenty a krabice pravidelne kontrolujte, či nie sú poškodené vlhkosťou, škodcami alebo plesňou

• Digitalizácia - zvážte digitalizáciu najdôležitejších dokumentov. Aj keď máte originály v papierovej forme, elektronické kópie môžu slúžiť ako záloha.

• Školenie zamestnancov - uistite sa, že všetci zamestnanci sú oboznámení s postupmi správneho archivovania a skladovania dokumentov.

• Bezpečnostné opatrenia - pre citlivé dokumenty zaistite primeranú bezpečnosť, ako sú trezory alebo uzamykateľné skrine.

V MakcBox sme experti na skladovanie vecí všetkého druhu. Neváhajte sa na nás obrátiť s akoukoľvek otázkou. Radi vám sprostredkujeme prenájom dodávky alebo sťahovaciu službu a ak potrebujete viac krabíc, tie pre vás máme pripravené tiež.