Ako efektívne archivovať?

Aj vám sa doma či v kancelárii hromadia stohy dokumentov a neviete čo s nimi? Niektoré sú už týždne nepoužívané a aj tak sa vám váľajú všade možne? Povedzte si dosť a skoncujte s týmto neporiadkom. Archivačné krabice, stojany ale aj archivačné spony vám uľahčia prácu a zaručia poriadok.

Archivácia – kúzelné slovo pre kanceláriu aj domácnosť

Keď sa povie archivácia, môže sa vám vybaviť plno vecí. My sa však bližšie zoznámime s:

• Papierovými archivačnými krabicami
• Plastovými archivačnými škatuľami
• Stojanmi na časopisy
• Archivačnými sponami

Papierové archivačné krabice sú vhodné na archivovanie veľkého množstva dokumentov v archíve alebo pracovni. Výhodou je jednoduchá manipulácia s nimi. Výrobcovia ponúkajú veľké množstvo veľkostí aj dizajnov.

Plastové archivačné škatule sa hodia nie len do kancelárie, pracovni, ale aj do domácnosti. Ich hlavnou výhodou je, že neprepustia ani vodu ani vlhko. Dajú sa tak umiestniť aj na miesta, kde je zvýšená vlhkosť, ako je napr. pivnica. Archivačné škatule sa niekedy označujú tiež ako úložné boxy alebo plastové boxy.

Stojany na časopisy  môžu byť perfektným doplnkom do vašej kancelárie, ale napr. aj do čakárne. Vybrať si totiž môžete nielen medzi plastovým a papierovým prevedením, ale tiež medzi veľkým množstvom farieb. Správna voľba farby stojanu vie spraviť veľkú parádu a celú miestnosť rozžiariť.

Stojan je naviac univerzálny a dá sa použiť nielen na časopisy, ale aj na dokumenty, hárky papiera alebo na zošity.
Archivačné spony sa používajú na zviazanie dokumentov v prípade, kedy ich chcete archivovať, ale nechcete na to plytvať šanóny. Dokumenty vďaka nim starostlivo zviažete a nemusíte sa báť že keď ich naskladáte na seba, zrútia sa. Uložiť ich teda môžete len tak, alebo sa dajú využiť archivačné krabice, do ktorých dokumenty zviazané archivačnými sponami uložíte.

Archivácia zákonom stanovených dokumentov

Zákon stanovuje u niektorých dokumentov dobu, po ktorú máte povinnosť ich archivovať U rôznych druhov dokumentov sa to líši. Zapamätajte si tieto lehoty:

• Účtovné doklady:  účtovná závierka, výroční správa – 10 rokov
• účtovné doklady, účtovné knihy, odpisové plány, inventúrne súpisy, účtovný rozvrh, prehľady – 5 rokov
•  účtovné záznamy, ktorými účtovné jednotky dokladajú vedenie účtovníctva – 5 rokov
•  Daňové doklady - 10 rokov
• Personálne doklady: rovnopisy evidenčných listov – 3 roky
• mzdové listy, účtovné záznamy o údajoch potrebných pre účely   dôchodkového poistenia – 30 rokov
•  u obchodných spoločnosti zoznam spoločníkov, členov štatutárneho orgánu, dozornej rady a prehľad, kedy táto spoločnosť neodviedla poistné na sociálne zabezpečenie a príspevok na štátnu politiku zamestnanosti – 6 rokov

Ako vidíte, archivovať je veľmi jednoduché. Avšak iba vtedy, kedy máte tých správnych pomocníkov. Obstarajte si ich teda a uvidíte, že chaos vo vašej pracovni sa razom premení na oázu poriadku.