5 rád, ako zvýšiť svoju produktivitu

Je koniec pracovného dňa a vy máte pocit, že máte viac úloh ako na jeho začiatku? Ak vás okamžite zaplavý frustrácia a sklamanie, že ste nestihli ani polovicu z toho, čo ste chceli, mali by ste sa v prvom rade prestať trestať. Udržať si vysoký level produktivity celých osem hodín nie je vrodená vlastnosť a verte, či neverte, nemusíte sa každý večer cítiť vyšťavení a znechutení. Skúste do svojho pracovného dňa zaviesť týchto 7 vecí.

1. Manažujte aj energiu, nielen čas

K tomu, aby ste zostali sústredení, vám pomôže nepretržitý tok práce. Aj pomalší internet je tým, čo vás pri práci z takéhoto toku vytiahne. Zabezpečte si preto spoľahlivý optický internet.

Ľudia prirodzene pociťujú prílivy a odlivy energie počas pracovného dňa. Tieto cykly riadi váš hormonálny rytmus, ktorý môžete jednoducho odsledovať. Aspoň dva týždne sledujte svoje pracovné dni a zapisujte si, kedy ste boli najviac produktívni. Zistíte tak, kedy je váš biologicky najvýkonnejší čas.

Nemôžete bojovať s vlastným telom. Takže, ak sa už poobede nedokážete sústrediť, namiesto zvýšenia dávky kofeínu začnite pracovať skôr ráno. Naplánujte si na tieto časy najkomplexnejšie zadania alebo kreatívne úlohy, ktoré máte splniť. Menšie úlohy robte v časoch, kedy vaša produktivita klesá.

1. Spravte si lepší to-do list

Nastaviť si na deň realistické ciele je kritické. Ak začínate s dlhým zoznamom úloh, ktoré musíte za ten deň stihnúť, je pravdepodobné, že nakoniec zostanete sklamaní, ak sa vám nepodarí splniť ich.

Zúžte si na začiatku pracovného dňa priority. Existuje pravidlo 1-3-5. Podľa neho by ste za jeden deň mali dokončit jednu veľkú úlohu, tri stredne náročné úlohy a 5 mini zadaní.

Neviete, ako si prioritizovať úlohy počas pracovného dňa? Použite Eisenhowerovu maticu. Pretreďte si pomocou nej zadania a zistite, ktoré by mali byť na vrchole vášho zoznamu.

1. Minimalizujte rozptýlenia

Chcete sa pustiť do obzvlášť náročnej úlohy no neustále máte pocit, že vás niečo vytrhne z pracovného zápalu. Tieto rozptýlenia spadajú do dvoch rôznych kategórií:

1. Spôsobíte si ich sami. Rozptýlenia, ktoré máme pod kontrolou, ako sú upozornenia z vašich zariadení, ktoré môžeme vypnúť.

2. Nami neovplyvniteľné prostredie. Rozptýlenia, ktoré nemôžeme tak ľahko ovládať, ako napríklad kolega, čo sa zastaví pri vašom stole.

O čas vás oberá nielen samotné rozptýlenie, ale aj energia, ktorú musíte venovať tomu, aby ste sa opäť začali súsrediť len na úlohu. Rozptýlenia, ktoré neviete ovplyvniť, nechajte tak. Radšej sa zamerajte na tie, ktoré viete jednoducho odfiltrovať.

• Zatvorte kartu s e-mailom alebo nastavte automatické odpovede. Budete sa tak môcť venovať mailom nárazovo len v jednom čase.

• Prepnite svoj telefón a platformu, na ktorej komunikujete s kolegami, do režimu „neobťažovať“.

• Nasaďte si slúchadlá, aby ste blokovali vonkajšie rušivé elementy.

Zdroj: pexels.com / Karolina Grabowska

4. Snažte sa sústrediť na jednu úlohu

Prestaňte s multitaskingom. Váš mozog nie je navrhnutý na zvládnutie viacerých úloh naraz. Prepínanie medzi nimi vás iba spomaľuje a znižuje produktivitu. Namiesto toho sa sústreďte na jednu úlohu a venujte jej maximálnu pozornosť.

5. Nebojte sa delegovať

Cítite sa zahltení prácou a nestíhate všetko, čo máte na zozname? Nemusíte to zvládať sami. Delegovanie úloh je skvelý spôsob, ako znížiť svoju záťaž a zároveň posilniť spoluprácu v tíme.

Delegovanie nie je len o tom, aby ste sa zbavili práce. Je to o tom, aby ste využili silné stránky vášho tímu a dosiahli lepšie výsledky spoločne. Predtým, ako niečo delegujete, zvážte nasledovné:

• Je to vhodná úloha na delegovanie? Nie všetky úlohy sa dajú delegovať. Zvážte úroveň zručností a skúseností svojich kolegov.

• Komu delegovať? Vyberte si niekoho, kto má potrebné zručnosti a vedomosti na zvládnutie úlohy.

• Jasne zadajte úlohu. Poskytnite všetky potrebné informácie, aby váš kolega pochopil, čo sa od neho očakáva.

• Nastavte termíny a očakávania. Dohodnite sa s kolegom na termíne dokončenia úlohy a vašich očakávaniach ohľadom výsledku.

• Ponúknite podporu. Dajte svojmu kolegovi vedieť, že ste mu k dispozícii, ak bude potrebovať pomoc alebo radu.